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GERAS: software de gestión de centros residenciales


¿Es posible humanizar la atención a nuestros mayores? ¿Cómo adaptar la forma clásica de trabajar en el sector sociosanitario a la transformación digital? Estas preguntas impulsaron la iniciativa de desarrollar una solución flexible e innovadora, tanto para los gestores como para los trabajadores de los centros: GERAS.



GERAS es un Sistema, desarrollado y comercializado por EFRON Consulting, que permite la planificación y el control de cuidados de los residentes de centros de la tercera edad, totalmente personalizable e integrable con otros sistemas (financiero, personal) o instituciones (hospital, centro de salud). 

¿En qué se centra?
  • Cuidados y grupos de cuidados: definición, ejecución (Agenda) y control & seguimiento.
  • Información del residente: características (clínico, funcional, mental y social), tratamientos médicos, informaciones específicas y personalizadas y apertura a familiares como posibles actores del sistema.
 
Principales ventajas

GERAS lleva la transformación digital al cuidado de nuestros mayores: tiene una alta capacidad de adaptación e integración con los sistemas de los clientes, un diseño adaptable y multidispositivos (tablets, móviles, portátiles), es 100 % digital y online y permite seguir el ciclo de vida del residente desde su ingreso hasta su salida. GERAS transforma la comunicación entre el centro, el paciente y sus familiares, creando un círculo virtuoso de gestión mediante su proceso de mejora continua.

Estructura y funcionalidades

Lista de espera e ingresos: 
  • Gestión de la lista de espera para el ingreso de un residente (alta, baja, consulta y modificación). 
  • Ingreso del residente, bien a través de lista de espera, bien directamente, recogida de información, y asignación de cama.
 
Residentes y características:
  • Mapa o listado de las personas en la residencia con sus características específicas (sanitarias y/o sociales) sobre las que se van a realizar los cuidados y el seguimiento.
 
Cuidados (PAI) y Plan de Trabajo:
  • Definición de un cuidado concreto o una agrupación de cuidados (habitualmente asociada a una característica específica). 
  • Se dispondrá de un catálogo de cuidados, definible y estructurable en función de las necesidades de la organización. 
  • El Plan de Trabajo guiará al cuidador y permitirá realizar un seguimiento de las tareas realizadas y pendientes.
 
Medicación:
  • Para cada residente, se indicará la medicación necesaria asociándola a la característica específica que ha generado dicho tratamiento.  
  • Para ello se cuenta con el catálogo vademécum donde los medicamentos aparecen agrupados bien por principio activo bien por marca comercial.
 
Recogida de información:
  • Se pueden definir tantos datos y plantillas para la recogida de información referente al residente como se requiera, pudiendo diseñar contenidos y formatos.  
  • Habitualmente se configurarán distintos formularios para cada rol (gerocultor, enfermería, psicólogo…) compartiendo la información necesaria y estructurándola en forma de árbol.
 
Seguimiento PAI:
  • Permite el seguimiento de cualquier dato recogido en el sistema. Especial mención al seguimiento de la información recogida en el PAI del residente. La utilización del filtro permite seleccionar cualquier dato y cualquier rango de fecha.
 
Generación de Informes:
  • GERAS permite la creación de tantas plantillas de informes como sean requeridas, pudiéndose incluir en ellas cualquiera de los datos existente. Las plantillas serán asociadas a roles. Una vez generado el informe, se puede permitir o no su modificación, de forma previa a su impresión.
 
Administración:

La concepción totalmente personalizable de Geras obliga a disponer de un sistema de administración donde se definen aquellos elementos básicos para el funcionamiento, entre otros:
 
  • Usuarios/roles: actores del sistema: gerocultores, enfermeras/os, médicos/as, psicólogos, familiares; asignación de permisos.
  • Recursos: estructura de la residencia en cuanto a plantas, habitaciones, camas, dispositivos, etc.
  • Indicadores: cualquier dato que sea necesario disponer en el sistema para su inclusión en plantillas y/o seguimiento.  Textos, números, ficheros…
  • Plantillas para la recogida de información (anotaciones, formularios) o para su visualización e impresión (informes).
 
Integración: 
  • GERAS dispone de un módulo habilitado para la integración bidireccional de información con otros sistemas, a través de diversos mecanismos como servicios web, intercambio de ficheros, etc. 
 
Proceso de mejora continua
Consiste en un círculo virtuoso que se divide en los siguientes pasos:
  1. Definición: definir cuidados, indicadores, plantillas, recursos, identificar roles y responsabilidades.
  2. Ejecución: crear residentes y características, inclusión en lista de espera, ejecutar planes de cuidados, realizar tareas, introducir información diaria.
  3. Seguimiento: revisar la información disponible para detectar elementos de mejora y realizar seguimiento PAI.
  4. Mejora: identificar y priorizar acciones de mejora, diseñar y ejecutar plan de acción y coordinar/comunicar con grupos de interés.
  5. Control: controlar el efecto de los cambios a tenor de las medidas implantadas.
GERAS permite la planificación y el control de cuidados de los residentes, de una manera totalmente personalizable e integrable con otros sistemas o instituciones

Arquitectura del Sistema
La administración del sistema está relacionada con la preparación de los diferentes elementos que se utilizarán en la operativa diaria: definición de la estructura física y lógica, definición de los diferentes actores, definición de los roles y permisos de acceso a los diferentes módulos y datos, definición de formatos (plantillas) para indicadores, formularios, notas e informes, catálogos de datos (medicamentos, etc.). 

La operativa diaria consiste en los siguiente puntos: admisión, definición de planes de cuidados, agendas de trabajo, anotaciones y observaciones sobre un paciente/residente, evolución, informes, varios “escritorios” con acceso a los módulos correspondientes (informador, celador, familiar, etc.) . Además, GERAS permite la integración con los dispositivos de geolocalización de los pacientes/residentes (control de errantes). 


Diseño del Sistema
GERAS está orientada a la gestión residencial global desde el punto de vista asistencial de todos los partícipes del escenario que representa un geriátrico.

Estructura y funcionalidades de la plataforma:
 
  • Acceso del sistema: en  esta  pantalla  se  introducirá  el  usuario  y  contraseña,  que  será  el  mismo   que tiene actualmente  en  el  dominio  activo.  Se  creará  un  botón  que  permita  al  usuario  acceder  al  entorno de trabajo que tenga identificado por defecto.  
  • Roles de acceso:  cada  usuario  deberá  tener  un  control  definido  previamente  en  función  de  su  actividad  asistencial y/o administrativa. Estos roles y permisos de acceso previamente definidos permiten asegurar la confidencialidad de la información  de  la  salud  de  cada  residente, manteniendo la  privacidad de la información clínica y administrativa de los mismos.  Roles de GERAS: personal médico, personal de enfermería, personal auxiliar de enfermería, personal de admisión, personal informador.
  • Mapa de recursos. En esta pantalla, se deberá obtener una vista rápida de la situación de cada planta  del  centro, mostrando los siguientes datos: nombre residente, edad, sexo, personal a su cargo, fecha ingreso  y alertas. La identificación de camas  se  realizará  por  colores  según  su  estado:
 
- Disponible: la cama está lista para acoger un residente.  
- Aislamiento: la cama debe establecerse en aislamiento por los motivos que procedan. 
- Ocupado: se encuentra asignada a un residente.  
- Inutilizado: el recurso presenta algún tipo de problema.  
- Reservado: se encuentra asignada a un residente, pero este todavía no hace uso de ella.
 
  • Cambios de estado: una  funcionalidad  más  de  la  plataforma  debe  ser  la  posibilidad  de  realizar  cambios  de estado para  cada  estancia,  y  se  debe  establecer  mediante  el  menú  de  recursos. Así, seleccionando el recurso a modificar, se deberán habilitar los distintos colores asignados para cada estado.
  • Lista de espera: permite acceder al Módulo donde se encuentran los residentes pendientes de ingresar en el centro. En este  apartado,  se ven los  siguientes  datos:  nombre,  sexo,  edad,  grado de dependencia, teléfono y fecha de ingreso en esta lista de espera.   
  • Ingreso de residentes: se accede a un  formulario  donde  se completan  los  datos  necesarios  para  el  ingreso  del residente.
  • Lógica de ingreso: en  el  caso  de que  exista  la  posibilidad  de  que  el  residente  realice  la  solicitud  de  ingreso cuando  esta  se  encuentre  con  un  100 %  de  ocupación,  hay  que  tener  en  cuenta  que  no  será  posible  asignar  un recurso (cama). Así que se debe dar la posibilidad de acceder directamente  a un módulo de lista de espera. En el caso de que existieran plazas, deberá  ser posible asignarle un recurso quedando reservado hasta que se haga efectivo el ingreso.
  • Ficha del residente, que está dividida  en  tres  apartados:
 
  1. Cabecera del residente: dentro del apartado Ficha del residente, se deberá visualizar una cabecera que, al menos, deberá contener:  

    a.    El sexo del residente.  

    b.    Su nombre.  
    c.    Su fecha de nacimiento.  
    d.    Su número de residente identificativo.  
    e.    Médico responsable.

     
  2.  Características sanitarias: en este módulo, se registra cualquier problema sanitario que tenga el residente a lo largo de su vida en la residencia.

     
  3. Pestañas de información: en este módulo, se registra toda la información relativa a los tratamientos y cuidados que vaya recibiendo el paciente: plan de trabajo, cuidados, tratamientos, anotaciones, formularios, seguimiento PAI, observaciones.


Viernes, 26 de Agosto 2016

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