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Los software de gestión adquieren nuevas funcionalidades para adaptarse a las necesidades del sector


Business intelligence y accesibilidad son dos conceptos claves cuando se habla de evolución en los sistemas de gestión. Hasta el momento, el objetivo de estos software en los centros residenciales es almacenar de forma organizada toda la información administrativa, contable y asistencial que se genera. No obstante, la experiencia en el empleo de estos sistemas ha demostrado que se puede sacar provecho a estos datos a la hora de tomar decisiones empresariales. De ahí, que se hayan creado aplicaciones que analicen todo esta información. Asimismo, se está produciendo una adaptación de estos software a distintos formatos como dispositivos móviles, pantallas táctiles o tabletas que permiten una más cómoda accesibilidad. Estas mejoras están posibilitando que las residencias ofrezcan servicios de calidad, rentabilizando recursos.



Los software de gestión adquieren nuevas funcionalidades para adaptarse a las necesidades del sector
Hace años que los centros sociosanitarios cuentan con sistemas informáticos, desarrollados con la colaboración de expertos en geriatría y gerontología, que facilitan la gestión administrativa, contable y asistencial. Estas herramientas se han constituido en fundamentales para lograr una mayor calidad del servicio porque consiguen ahorrar tiempo en la gestión y optimizar los recursos humanos en el cuidado de los mayores. Además, ahora amplían su abanico de posibilidades para simplificar la labor de los empleados y obtener mayores beneficios empresariales.

El origen de estos programas se encuentra en las aplicaciones de escritorio para gestión administrativa y contable, "el siguiente paso fue la introducción del servidor y una base de datos centralizada para que varios usuarios pudieran utilizarla a la vez; luego se centraron en la unificación administrativa y contable con la gestión asistencial, todo en un mismo programa; poco a poco han ido evolucionando hacia el frontal web, que permite utilizar la aplicación de gestión administrativa y asistencial a través de Internet; y por último, se está efectuando el traslado de procesos de gestión hacia dispositivos móviles (smartphones)", resume el director comercial de Ega Informática, empresa creadora de GestiRes, (uno de los softwares de gestión de residencias que existe en el mercado), Eduardo Pérez.

En este proceso de cambio, la mayoría de estas soluciones informáticas han ido incluyendo nuevas funcionalidades, además de las ya conocidas (registro de información rápida y sencilla, control de registros y actividades de los empleados para evitar confusiones, planificación de actividades diarias, control médico exhaustivo, control de incidencias, gestión de certificaciones de calidad...). Así por ejemplo, el responsable de GestiRes destaca la generación de listados de justificación de gastos de medicación exigidos por algunas administraciones, como la de Navarra. En esta misma línea, desde el departamento comercial de Q’Soft (fabricantes de Gerosalus®), Albert Castellon explica que, fruto de la continua comunicación con sus clientes, han ido poniendo en marcha nuevas opciones, como "la gestión integral de farmacia con plano general de órdenes médicas, que facilita enormemente la labor del personal asistencial, y la creación inteligente de recetas y prescripciones médicas adaptadas a los distintos formatos que deban ser utilizados por parte de la residencia".

Por su parte, en Eniac Sistemas Informáticos han creado una versión SaaS (en alquiler) de su programa de gestión de residencias Ewin Asistencial, denominado Viteus. La diferencia con los programas de software que se adquieren es que los datos y el programa se encuentran alojados en el centro de datos de Eniac, y sólo se necesita una conexión a Internet para poder utilizarlo. La cuota mensual incluye el alojamiento del programa en el centro de datos, copias de seguridad de datos y la asistencia on-line del departamento de atención al cliente. Según el director comercial de Eniac, Jesús Martínez, "el uso en forma de alquiler del ERP es una imposición del mercado, ya que en el sector sociosanitario está muy arraigada la cultura del alquiler. No obstante, también sigue habiendo centros a los que les interesa la adquisición en propiedad del producto".

Enfoque de negocio: "Business Intelligence"
Uno de las novedades más interesantes en relación a estos software de gestión es la incorporación de aplicaciones denominadas "business intelligence". Este término anglosajón hace referencia al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa. Este concepto parte de la base de que los datos en sí mismos, son entes vacíos para el negocio; sin embargo, adquieren un valor empresarial incalculable si son analizados con el fin de obtener conocimientos de todas las áreas de la empresa, porque a partir de ellos se pueden marcar estrategias. Esto posibilita que la entidad sea más competitiva, así lo asegura desde Eniac Jesús Martínez: "Los programas actuales, siguen facilitado la labor organizativa y ofrecen algunos listado y estadísticas, pero también proporcionan al usuario información sobre su negocio que le permite ser cada vez más competitivo".

Resi Plus BI (Business Intelligence) de ADD, es una de las aplicaciones que existen en el mercado. Esta herramienta permite explotar al máximo la información registrada del centro "porque combina y compara datos clínicos, personales, sociales y económicos para obtener reporter que facilitan la toma de decisiones", explica la directora comercial de ADD, Silvana Orio. Con ella, el usuario podrá crear escenarios, fijar objetivos y controlar resultados. Además, su interfaz, diseñada íntegramente mediante gráficos y alertas, proporcionará un acceso inmediato a sus indicadores clave. En este caso, los paneles de control se organizan por áreas, conteniendo los indicadores y las alertas configuradas por dirección. Por ejemplo, el responsable del centro podrá conocer, entre otros, el cuadro de mandos del departamento de atención sanitaria que contiene el número de quejas relacionadas con este proceso respecto al total de quejas del centro, el número de caídas respecto al número de personas con riesgo de caídas, el número de úlceras por presión originadas en el centro respecto a la población de riesgo, el porcentaje de correlación entre la prescripción y la administración de los tratamientos o el cumplimiento de los planes de seguimiento.

Otra de las ventajas de esta utilidad, tal y como afirma Silvana Orio, es que "la información se actualiza sin necesidad de tareas administrativas adicionales, por ello el usuario accede a la información en el momento que la necesita sin esperas y sin depender del trabajo de otros miembros del equipo. Contar con ResiPlus BI es contar con un aliado cuya misión es mantener la información actualizada en un entorno analítico y de fácil acceso".

Los software de gestión adquieren nuevas funcionalidades para adaptarse a las necesidades del sector
Apuesta por la accesibilidad
Los sistemas de gestión dirigidos a residencias para mayores y centros de día no han podido resistirse a las nuevas tecnologías que están revolucionando el ámbito económico y social. Gracias a Internet, se consigue una mayor accesibilidad, de tal forma que el usuario podrá recurrir al sistema de gestión desde cualquier sitio y en cualquier momento con un ordenador portátil o cualquier otro medio, ya que todas estas empresas que desarrollan software están trabajando para adaptar el sistema a dispositivos móviles (smarphone), versiones táctiles, tabletas... Por supuesto, manteniendo un blindaje absoluto sobre los datos manejados, ya que se siguen aplicando los máximos estándares de calidad y seguridad de acuerdo con la LOPD.

En los últimos años ya se venían utilizando las versiones táctiles, pero aún así se está avanzando en estas fórmulas. Es el caso de Gerosalus®, que actualmente "cuenta con funcionalidad táctil, pero se está preparando una nueva versión que aprovechará todavía mejor la auténtica revolución que se está viviendo en este ámbito, con la proliferación de los smartphones, las tablets, tecnologías como silverlight, etc.", asegura su director comercial, Albert Castellon.

ResiPlus® de ADD también cuenta con versión táctil que pretende responder a las demandas del sector de forma sencilla y efectiva. ResiPlus® Táctil se ha diseñado para facilitar el trabajo de gerocultores y supervisores. Silvana Orio considera que para estos profesionales es complicado "compatibilizar el trabajo de atención directa con tareas de escritorio, además, en ocasiones, pueden tener poca formación informática", por lo que estas soluciones táctiles de interfaz intuitivo y sencillo asume un papel prioritario.

Se trata de pantallas, que suelen situarse en los pasillos del centro como una herramienta de paso, y en la que fotos e imágenes guían la carga de datos. Esta información introducida se intercambia con ResiPlus ®, donde el supervisor a través de listados y plantillas puede contralar rápidamente el trabajo de los gerocultores o evolución de los residentes.

En líneas generales, la edición táctil de ResiPlus® permite:

• Acceso fácil y controlado. Se accede a la aplicación visualizando la fotografía del personal, donde deberá introducir su contraseña. (a fin de agilizar puede ser solo numérica).
• Configuración de grupos. Selecciona automáticamente a los residentes por localización. Además, también se puede seleccionar por grupo de controles (Ejemplo: grupo de residentes con tensiones semanales) o aplicar los dos filtro simultáneamente (Ejemplo: residentes con tensiones semanales y de la segunda planta).
• Carga masiva de datos. La introducción de la información puede realizarse tanto a nivel de grupo de residentes como individualmente, residente a residente.
• Rápido acceso y sencillez.
Automáticamente se visualiza la foto del personal en los monitores táctiles según su frecuencia de uso, esto evita que se deba preestablecer a los usuarios por plantas.
• El historial a un paso. Permite consultar el histórico de los últimos cinco controles por cada residente.
• Listados. Se puede obtener un listado mensual de controles registrados por residentes o listado mensuales por control.


Más cerca de las familias
Este empleo de las nuevas tecnologías no solo aporta ventajas a los centros, también es un aliado de las familias. Una de las importantes funcionalidades de Geriges, otro software de gestión, es El Portal del familiar®, que permite que los familiares autorizados por el centro puedan consultar un resumen diario automatizado de diversa información de interés sobre el residente, desde su propio domicilio, desde el trabajo o desde cualquier sitio con conexión a Internet. Eso sí, respetando en todo momento la LOPD. Esta aplicación supone un ahorro de tiempo y recursos humanos para la residencia en a tareas informativas. Por su parte, los familiares no necesitarán desplazarse ni llamar por teléfono para conocer esta información diaria. De este modo, la residencia ofrecerá un servicio añadido de calidad, ganando así afinidad, confianza y notoriedad.

Las residencias pueden elegir disfrutar de El Portal del Familiar® o no hacerlo, dependiendo de las preferencias y las necesidades de cada una, pero esta funcionalidad es totalmente innovadora y son los propios familiares los que comienzan a solicitar este servicio. Además de ser una herramienta de consulta, los familiares pueden también enviar mensajes a la residencia. Del mismo modo, la residencia puede remitir comunicaciones a los familiares de los residentes mediante la aplicación o vía correo electrónico.

Manteniendo la esencia
Lo importante de todos estos software es que, a pesar de introducir cambios importantes para adaptarse a las nuevas necesidades, siguen siendo programas sencillo, fáciles de utilizar y hechos a medida.

                                                                                                                             

Software para las empresas de ayuda a domicilio


Las residencias y centros de día no son los únicos servicios a la dependencia que cuentan con software de gestión, también existen programas informáticos muy útiles para las empresas de ayuda a domicilio que favorecen la labor de coordinación y supervisión. La diferencia fundamental entre los servicios de gestión de ayuda a domicilio y los de las residencias o unidades de estancias diurnas es que los primeros se presta en la casa del usuario, por lo que el número y diversidad de incidencias que se pueden producir son cuantiosas, tanto por parte de los mayores como de los trabajadores. Esto complica considerablemente la coordinación, por tanto es fundamental la ayuda de un sistema informático. Estos software, que se emplean principalmente para elaborar base de datos, confeccionar cuadrantes, registrar incidencias y emitir informes a la administración, han supuesto un cambio en la forma de trabajar que ahora, según afirma el director gerente de Depentya Socio Sanitaria, empresa dedicada a la atención a domicilio, José Ángel Pazos, "es más eficaz por motivos organizativos y de control".

Para conseguir este objetivo principal, las empresas encargadas del desarrollo de estos sistemas han tomado como punto de partida la experiencia de los coordinadores profesionales del servicio, que son los que realmente conocen a los usuarios, y han creado programas que controlan este conocimiento y lo gestionan en base a criterios de calidad. Ejemplo de ello es Gesad Plus, de Grupo Trevenque, un sistema informático dirigido a la atención domiciliaria que apuesta por "minimizar la alta dependencia que suele existir entre la empresa de ayuda a domicilio y sus coordinadores y maximizar la uniformidad en cuanto a la calidad del servicio que ofrece porque, de este modo, este tipo de compañías obtendrán ventajas competitivas", afirma el director comercial y de marketing de Trevenque, José María Prados. Además de esta clave para el negocio, Gesad Plus ofrece otras herramientas como extranet accesible por trabajadores sociales a Gesad Plus, independientemente de la tecnología que use cada entidad; sistema de envío de SMS de forma automática al generarse una incidencia; sistema de control de coordinación online a través de teléfonos móviles; sistema de control de presencia en el domicilio del usuario online; generación de facturas electrónicas e-factura, obligatorio para toda empresa que trabaje con la administración pública a partir de finales del 2010; conectividad con sistema de gestión de RRHH y contabilidad; y cuadros de mando y sistemas de análisis Business Intelligence.

Todas estas alternativas posibilitan una mejora de tiempos de coordinación de incidencias, de gestión y supervisión de las prestaciones, de control de desviación de tiempos de trabajo respecto de servicio, de integración de la información con los organismos, de registro de la actividad, de encuestas de calidad y satisfacción y de control de presencia en el domicilio del usuario, y como resultado un trabajo óptimo, desde la perspectiva de los sistemas de calidad. Así lo confirma José Ángel Pazos de Depentya: "Este tipo de software se ajusta, en nuestro caso, a los procedimientos y protocolos exigidos por la norma UNE".

En cualquier caso, al decantarse por un sistema de gestión para empresas de ayuda a domicilio, "debe plantearse la elección, no sólo desde el punto de vista de adquirir el mejor software del mercado, sino también el poder contar con un socio tecnológico con el que establecer una alianza de colaboración que le permita avanzar hacia el futuro, con un servicio postventa que facilite la labor de sus trabajadores sin la necesidad de pensar en informática", aconseja José María Prados. En este sentido, Trevenque tiene experiencia porque en el departamento de ayuda a domicilio cuentan con un equipo de analistas altamente cualificado y especializado en el sector, que colabora e interactúa diariamente con empresas del sector, incorporando nuevas funcionalidad que incrementen la rentabilidad de sus clientes y manteniendo interfaces sencillas que, además, minimizan el tiempo de aprendizaje.


Lunes, 6 de Junio 2011

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Viernes, 26 de Agosto 2016 - 11:19 GERAS: software de gestión de centros residenciales