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Software de gestión para residencias: de la hoja de cálculo a los programas personalizados


Los software de gestión se han constituido en herramientas fundamentales en el camino hacia una mejora de la calidad del servicio que las residencias ofrecen a las personas mayores. Pero no es su única cualidad, estos programas han conseguido establecer un modo de organización laboral en los centros que favorece la optimización de recursos y la obtención de mayores beneficios económicos.



Software de gestión para residencias: de la hoja de cálculo a los programas personalizados
La informatización de las empresas ha sido un proceso en constante evolución desde los años 90, y los centros gerontológicos lo han vivido de modo progresivo y a tenor de los nuevos avances que han ido surgiendo. En una primera etapa, el uso de hojas de cálculo y otras aplicaciones informáticas facilitaron la tarea administrativa, pero, en la actualidad, la incorporación de programas de gestión adaptables a las necesidades particulares de cada centro ha conseguido agilizar la labor de cada uno de los distintos profesionales que trabajan en el centro (administrativos, médicos, farmacéuticos, enfermeros, empleados encargados de la logística...) y ha minimizado el tiempo global que todos ellos dedican a la gestión de personal y de material, centrando su trabajo en lo realmente importante: el cuidado de los mayores.

La mayoría de las residencias conocen de la existencia de estas herramientas enfocadas a la gestión y "existe una gran concienciación de que sin una aplicación informática su tarea de gestión no sería posible", advierte Jesús Martínez, director comercial y responsable de marketing de Éniac Sistemas Informáticos, cuyo producto en este sector es Ewin Asistencial. Es por eso que, desde hace unos años, existe una tendencia que impulsa a los centros a plantearse modificar el modelo de trabajo y adaptarse a los tiempos que corren. Santiago Caufapé, director general de Q-Soft (Gerosalud) asegura que aproximadamente el 70 por ciento de las residencias españolas cuentan con alguna herramienta, que puede ser desde un software especializado a una herramienta desarrollada internamente. No obstante, aún hay residencias que se resisten a introducir estos cambios. Según Vicente Ferrer, director general de ADD, empresa de informática que creó Resiplus, "el tamaño de los centros influye directamente en la capacidad de los mismos para utilizar o no un software de gestión. Hay centros que no se plantean la posibilidad de usar aplicaciones específicas, bien porque sus dimensiones no lo exigen bien porque consideran que el gasto económico que supone su implantación es innecesario".

Esta afirmación hace que nos cuestionemos si realmente todas las residencias precisan de este tipo de software para lograr mejores resultados. Lo que parece claro es que los centros con mayor capacidad, han dudado menos en subirse al carro de la innovación, pero estos software son igual de interesantes para las más pequeñas. A este respecto, Vicente Ferrer explica que "todos los centros, en mayor o menor medida, planifican, realizan registros y establecen sistemas de control, y estos programas agilizan el proceso y aportan claros beneficios". Se trata de un elemento imprescindible para la gestión de las residencias pero, además, "ayuda en el cumplimiento de las diferentes normativas que les afectan", considera Julián Bonet, director comercial de Grupo 77 (Gntil). De este modo, lo aclara Juan Matarín, gerente de Aegerus, compañía especializada en la creación de programas de gestión para el sector de la dependencia: "las administraciones públicas cada vez son más exigentes con el cumplimiento de las norma que establecen, y un software de gestión automatiza todos los procesos para cumplirlas".

Esta forma de trabajo, que de algún modo se establece cuando se incorpora un programa de gestión, ofrece mejor control de las actividades y mayor seguridad en las acciones diarias desempeñadas, lo que repercute "en un trato de calidad y de excelencia al usuario", puntualiza Eva María Nicolás, responsable de marketing de T-SAD (Soft4care). También otorga un valor de profesionalidad al centro más fácil de apreciar por los potenciales usuarios. Según Julián Bonet, "hoy día cualquier posible residente, o familiar que busque información acerca de residencias para sus mayores, está interesado en la profesionalización tanto del personal como de la propia residencia en su conjunto. Y disponer de un software de gestión con la información centralizada es un elemento más dentro de esa profesionalización que cada día es más demandada por la sociedad".

Estos son algunos de los razonamientos que los centros valoran cuando deciden hac
er una inversión en la mejora de su gestión y de su calidad asistencial, pero no son los únicos, pues existen otras ventajas que acaban de convencerlos, entre las más importantes y necesarios, la optimización en términos económicos.

Software de gestión para residencias: de la hoja de cálculo a los programas personalizados
Beneficios estimables
Cualquier empresa interesada en adquirir un servicio o una herramienta para progresar quiere saber en qué consiste, qué le aportará y como le beneficiará en su rendimiento. Los software de gestión para residencias son herramientas que hacen más sencilla y dinámica la labor diaria de sus empleados. En un principio, surgieron como un instrumento, sobre todo, para el departamento administrativo, pero ahora existe una integración total de cada una de las áreas que conforman las residencias, desde la logística hasta la médica, farmacéutica, incluso, de ocio.

En general, estas aplicaciones permiten el registro de los residentes mediante fichas personalizadas que incluyen sus datos y los de sus familiares, su expediente médico y asistencial. Con estos documentos de base, los distintos profesionales podrán trabajar de forma organizada lo que se traduce en un método más eficiente. Así, por ejemplo, desde administración podrán realizarle la facturación y remesas correspondientes a su estancia; los profesionales sanitarios podrán hacer un seguimiento de su estado y de las pautas de medicación... Pero no sólo se emplea en relación al trato con el mayor, sino que también sirve como herramienta contable y para la logística del centro (gestiona las existencias de la farmacia y otros recursos), así como para el control de la actividad de sus empleados (contratos, turnos, incidencias, bajas, vacaciones...).

Esto supondrá mayores beneficios para el centro. Entre los más importantes destacan:

- Ahorro de tiempo. Con estos programas, el registro de información se realiza de forma más rápida y sencilla, así como la búsqueda y la obtención de cualquier dato. Para realizar este trabajo, sin software de gestión "los centros necesitarían una gran cantidad de personal administrativo que organizase dicha información", asegura Ricardo Monge, director general de Grupo Gestión, empresa que ha creado Resiges.

- Reduce las posibilidades de errores administrativos. Existe un mayor control de los registros y de las distintas actividades de los empleados, por lo que es más complicado que se produzcan confusiones.
- Mejor calidad asistencial del residente. Estas aplicaciones posibilitan una mejor planificación de las actividades diarias de los profesionales con cada uno de los usuarios que tiene a su cargo. También el acceso rápido a la ficha de los residentes permite que tenga un control médico más exhaustivo y controlado.

- Garantía de calidad. El que exista una monitorización de todos los procesos y tareas y un control de las incidencias, dota de cierta garantía y calidad a las residencias. Muchos de estos sistemas, como Soft4care, de T-SAD, "están diseñados para poder gestionar certificaciones de calidad tipo ISO 9001 o EFQM", aclara Eva María Nicolas de T-SAD.

- Mayores beneficios económicos. Con la optimización de recursos y la mejor productividad, gracias a la integración de las distintas áreas (usuarios, administrativa, médica) en una única plataforma de gestión, se aprovechan las sinergias entre los distintos trabajos, lo que redunda en una reducción de costes y una mejora de la calidad y la eficiencia.

- Más facilidad para cumplir los requerimientos de la Ley Orgánica de Protección de Datos. El acceso a la información está regulado con estándares de seguridad equivalentes a los de la banca electrónica. El acceso a la información está regulado con estándares de seguridad equivalentes a los de la banca electrónica.

Sácale el máximo provecho
Según Jesús Martínez, director comercial y responsable de marketing de Éniac, "el principal temor, no sólo de este tipo de negocio sino de todos, es la incertidumbre a ponerlo en marcha y optimizar todos los recursos". Las empresas que desarrollan estos software de gestión para residencias son consecuentes con esta realidad, por eso muchas de ellas se encargan de la puesta en marcha y el arranque del programa en casa del cliente. Es el caso de Éniac o de Aegerus. Juan Matarín, gerente de esta última, afirma que acompañan al cliente en todo el proceso desde la implantación y el traspaso de datos hasta la formación a los usuarios y el servicio de asesoramiento, aspectos todos ellos clave en el aprovechamiento de la aplicación informática.

Un modo de conseguir los mejores resultados del programa es el apoyo continuo que estas empresas informáticas ofrecen a sus clientes. Por ejemplo, Resiplus de ADD, para compensar la inexperiencia de los usuarios en el ámbito de la informática, organiza cursos de formación continua para conocer y optimizar la incorporación del programa al centro que lo ha comprado. Otros, como Gntil, de GestilGrupo 77, cuentan con un servicio mediante medios telemáticos (teléfono, correo electrónico, Internet); Resiges, de Grupo de Gestión, ofrece un sistema de soporte gratuito para cualquier duda o problema surgido con el programa; y Gerosalud, según confirma Santiago Caufapé, incluye una guía para la mejora de la gestión del propio software.

La posibilidad de mantener línea directa con las empresas que elaboran estos software da seguridad a los centros, que lo consideran una garantía para resolver todas las dudas que puedan tener. Pero las residencias no son las únicas interesadas en seguir manteniendo el contacto. En este sentido, Jesús Martínez de Éniac expresa: "Nos gusta ser socios tecnológicos más que proveedores de servicios, por esta razón nos preocupa mucho la calidad en nuestro trabajo y el mantener un contacto constante con nuestros clientes".

Aprender todas las opciones del programa no es la única vía de aprovechamiento, también que la aplicación pueda adaptarse a las necesidades de cada centro. Ricardo Monge lo deja claro al declarar que "son programas vivos que admiten cambios o modificaciones". Estos software están en continua evolución, ampliando sus opciones y optimizando las tareas de asistencia y de gestión, por tanto, los centros para mayores pueden solicitar un soporte altamente personalizado, ajustado a sus exigencias.

Cada centro tiene una situación distinta y unas necesidades concretas, y es muy importante que antes de optar por algún software los responsables de la residencia se informen en profundidad sobre las peculiaridades de cada aplicación para escoger la más apropiada. Algunas de estas compañías informáticas invitan a los interesados a probarlos de manera gratuita, lo cual puede ser una buena oportunidad para tener una primera toma de contacto real con la aplicación.


Martes, 24 de Agosto 2010

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